SWOT-Analyse

Das Ziel der Analyse ist es strategische Vorteile und Lücken gegenüber Wettbewerbern, sowohl intern als auch extern, aufzudecken. Anschließend werden entsprechende Konzepte definiert, sodass Chancen genutzt und Risiken verringert werden. Aus den internen Faktoren „Stärken und Schwächen” sowie den externen Faktoren „Chancen und Risiken” entsteht schnell eine ganzheitliche Übersicht der Organisations- oder Projektsituation.[1]

Zweck der SWOT-Analyse ist, bestehende Probleme zu lösen und bestehende Chancen zu nutzen. Die Methode wird im Rahmen von Strategie-Entwicklungsprozessen eingesetzt. Mit Hilfe der SWOT-Analyse wird sowohl der eigene Status reflektiert als auch die zentralen Einflüsse des Umfelds bestimmt.[2]

Konkrete Anwendungsbeispiele für SWOT-Analysen im Projektmanagement sind:

• aktuelle Marktchancen eines zukünftigen Produktes oder Services einschätzen
• strategische Ausrichtung eines Projektes planen, in dem zum Beispiel in einem Projektportfolio diejenigen Projekte gestartet oder gefördert werden, die den größten Beitrag zur Erreichung der Ziele der Behörde oder Einrichtung haben
• den aktuellen Status eines Projektes identifizieren
• den Projektauftrag klären und klar beschreiben
• in festgefahrenen Projektsituationen das Umfeld analysieren, um Erfolg versprechende Handlungsoptionen auszuarbeiten und bremsende Elemente zu eliminieren
• wenn der Projektfortschritt stagniert, kann die Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen den Teammitgliedern die Augen für neue Möglichkeiten öffnen
• ergänzend zur Risikoanalyse Chancen und Risiken identifizieren, um Fehlentscheidungen zu vermeiden
• wenn sich das Projektumfeld ändert und das Projekt anzupassen wäre, kann die SWOT-Analyse die passende Richtung weisen.

Die Analyse schafft Transparenz, welche in der Kommunikation mit Auftraggeberinnen bzw. Auftraggebern, Teammitgliedern und Stakeholdern verwendet werden kann.

Die SWOT-Analyse versucht, die Ausgangslage möglichst realistisch und zuverlässig einzuschätzen. Sie sollte durch „Zahlen, Daten und Fakten“ untermauert sein. Der Begriff „realistisch“ meint, dass sowohl Optimismus als auch Pessimismus oder Schönfärberei und Schwarzmalerei zu vermeiden sind. Hier gilt das gleiche Prinzip wie bei Ärztinnen bzw. Ärzten oder Pilotinnen bzw. Piloten: Eine falsche Diagnose in der Medizin oder eine falsche Anzeige der Instrumente im Flugzeug können gravierende Folgen haben.

Für die identifizierung der einzelnen Ausprägungen der SWOT-Analyse eignen sich folgende Fragen:

Stärken (Strengths)

• Welche Stärken haben wir bzw. wollen wir ausbauen?
• Was funktioniert gegenwärtig sehr gut?
• Worin sind wir gut?
• Welche Erfolgserlebnisse hatten wir in der letzten Zeit?
• Was zeichnet uns aus?
• In welchen Bereichen haben wir keine Probleme?
• Wo sind wir besser als die anderen?
• Was lief in der Vergangenheit gut?

Schwächen (Weakness)

• Welche Schwächen haben wir bzw. wollen wir überwinden?
• Was läuft gegenwärtig nicht gut? Was können wir nicht so gut?
• In welchen Situationen ziehen wir uns zurück?
• Welche Herausforderungen gehen wir nicht an? Wo sind andere besser?
• Welche Misserfolge hatten wir in der letzten Zeit? Wo treten immer wieder Probleme auf?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf?

Chancen (Opportunities)

• Was sind zukünftige Chancen und Möglichkeiten, die wir nutzen können und wollen?
• Was können wir nicht so gut? Wo sind andere besser?
• Wo treten immer wieder Probleme auf?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf?

Risiken, Gefahren 

• Welche Risiken haben wir bzw. wollen wir reduzieren?
• Was könnte in der Zukunft schiefgehen? 
• Welche Trends könnten uns schaden?
• Welche Entwicklungen könnten uns Probleme bereiten?
• Welche Einschränkungen sind zukünftig zu erwarten?
• Welche Konkurrenten könnten uns gefährlich werden?

Vorteile

• Basis für strategische Planung: Dank der Bestandsaufnahme können Erkenntnisse und Maßnahmen abgeleitet werden.
• Schafft tieferes Verständnis: Wie oft geht im Kleinklein des Alltags der Überblick verloren? SWOT hilft allen Beteiligten, genau diese Weitsicht zu erhalten.
• Zeitlich übergreifend: Es werden Faktoren aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft berücksichtigt und so ein Gesamtbild geschaffen.
• Flexibel einsetzbar: Die SWOT-Analyse kann in verschiedenen Umgebungen eingesetzt werden.
• Grafische Darstellung: Die Matrix-Darstellung ist für alle Beteiligten leicht zu erfassen.
• Fördert die Zusammenarbeit: Gemeinsames Erarbeiten und Diskutieren schafft einen Austausch und ein gemeinsames Verständnis.

 

Nachteile

• Oberflächliche Betrachtung: auch wenn eine SWOT-Analyse das Ergebnis tiefgreifender Untersuchungen sein kann, werden viele Analysen in Workshops in kurzer Zeit erarbeitet. Dementsprechend kann das Ergebnis oberflächlich ausfallen.
• Einseitige Einordnung: Da Faktoren normalerweise einem der vier Felder zugeordnet werden, können bestimmte Themen einseitig betrachtet werden. Ist allerdings ein Faktor beispielsweise sowohl Chance auch als Risiko, sollte er auch in beiden Feldern notiert werden.
• Fehlende Priorisierung: Aus der Analyse geht nicht hervor, welche Faktoren besonders wichtig sind. Ist diese Information allerdings relevant, können die Faktoren in einem zweiten Schritt vom Team mit Prioritäten versehen werden.
• Subjektive Analyse: Besonders wenn SWOT-Analysen in Workshops erstellt werden, stammen nicht alle Faktoren zwingend auf Fakten und Zahlen, sondern stellen teilweise subjektive Meinungen dar.
• Keine Ableitung von Lösungen: Die reine Form der SWOT-Analyse ist zunächst eine Bestandsaufnahme. Diese ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Erkenntnisse verarbeitet werden, beispielsweise in einer TOWS-Matrix.

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