Kommunikationsplan
Kurzbeschreibung
Der Kommunikationsplan sorgt dafür, dass alle Stakeholder die wichtigen Informationen rechtzeitig und verständlich erhalten. Dabei handelt es sich um eine Methode, die die Transparenz im Projekt erhöhen soll.
Der Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts.[1]
Typische Synonyme für den Kommunikationsplan sind Kommunikationsmanagementplan, Kommunikationsmanagementstrategie, Kommunikationsmatrix oder englisch "Communication Plan". Enthält ein Kommunikationsplan ausschließlich Treffen, so kann dieser auch Sitzungs-, Meeting- oder Besprechungsplan genannt werden.[2]
Der Kommunikationsplan eines Projektes soll gewährleisten, dass jedem Projektbeteiligten die von ihm zur Durchführung seiner Aufgaben benötigten Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen.
Mit einem Kommunikationsplan regelt man die Kommunikation in einer Linien- oder Projektorganisation. Typischerweise kommt der Plan in Großprojekten und Programmen zum Einsatz, aber auch verschachtelte bzw. verteilte Linienorganisationen mit kontinuierlichen Abstimmungsbedarf profitieren von diesem Koordinationswerkzeug.
Ein Kommunikationsplan legt die verbindlichen Grundlagen für einen strukturierten Informationsaustausch. Der formale Plan regelt, wer sich wann, wie, mit wem über welche Themen und welche Kanäle wie lange synchronisiert.
Der Zweck eines Informationsaustauschs kann sich ändern bzw. ganz entfallen. Daher sollte man in Abständen die Gültigkeit des ursprünglich festgesetzten Kommunikationsziels hinterfragen. Der Austausch sollte reduziert bzw ganz eingestellt werden, falls das Ziel obsolet geworden ist.[1]
Innerhalb eines Projekts finden informelle (z.B. Gespräche in der Teeküche) und formelle Kommunikationsprozesse (z. B. Präsentationen) statt. Der Kommunikationsplan regelt ausschließlich die formellen Kommunikationsprozesse, wie z. B. das Berichtswesen.
Einen Kommunikationsplan setzt man während der Phase derTeambildung auf, also immer dann, wenn viele Stakeholder, über einen längeren Zeitraum, verteilt und arbeitsteilig an einer gemeinsamen Sache wirken und inhaltliche Abhängigkeiten bestehen.[1]
Ein typischer Anlass einer formalen Kommunikationsplanung ist der Start von mittleren und großen (dezentralen) Projekten. Aber auch nachträglich aufgesetzt, stiftet ein Kommunikationsplan Mehrwert, speziell falls im täglichen Doing Informationsdefizite festgestellt werden.
Der Kommunikationsplan beinhaltet Antworten auf folgende Fragen:
- Welche Kommunikationsmedien (z.B. Kollaborationssoftware, E-Mail, Kanban-Board) werden im Projekt eingesetzt?
- Welche Treffen (z.B. Jour Fixe) werden im Projekt durchgeführt?
- Welche Berichte (z.B. Statusbericht oder offener Punkt) werden wie häufig erstellt?
Folgende Punkte werden in einem Kommunikationsplan definiert:
- Berichte wie Statusbericht, Abschussbericht, Liste offener Punkt und andere. Dazu sind Vorlagen zu erstellen
- Kommunikationswege – hier wird vereinbart mit welche Medien und zum welchen Anlass kommuniziert wird
- Projektgremien - sind wichtige Orte der Kommunikation und der Entscheidung. Dies können neben dem Kernteam und dem Lenkungsausschuss z.B. eine Benutzergruppe oder ein Lieferantenforum sowie weitere Arbeitsgruppen sein.
- Besprechungen - Neben der Kommunikation innerhalb der Projektgremien ist auch die Kommunikation mit dem Team wichtig. Diese können Sie durch regelmäßige Treffen sicherstellen, z.B. im Rahmen von Jour-Fixes, Reviews oder Retrospektiven.
- Archivierung - Der Kommunikationsplan spezifiziert, wie und wo welche Projektinformationen für welchen Zeitraum archiviert werden.
In folgenden Schritten lässt sich ein Kommunikationsplan erstellen:
- Kommunikationsziele definieren: Ziele sollten eindeutig und einfach zu verstehen sein. Dabei können Sie sich beispielsweise am Prinzip der SMART-Formel orientieren: Ideale Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar.
- Kommunikationszweck festlegen: die Fragen nach „Weshalb“
- Kommunikationsinhalte planen: welche Themen sollen im Verlauf des Projektes kommuniziert werden.
- Kommunikationsempfänger bestimmen - hierfür eignet sich eine (Kontakt-)Liste mit den Profilen aller wichtigen Stakeholder.
- Verantwortlichkeiten zuordnen: genau festlegen, wer die geplanten wöchentlichen Updates, aktuelle Informationen oder Feedback-Anfragen an die jeweiligen zuständigen Stakeholder sendet
- Kommunikationskanäle auswählen: Aus der Vielzahl dieses Kommunikationsangebotes sollen die passenden Kanäle ausgewählt werden. Dazu gehören z. Bsp. E-Mail, Newsletter, Meetings, Telefonate, Videokonferenzen
- Kommunikationshäufigkeit festlegen: hier werden die Zeiten bzw. die Zeitintervalle zur Kommunikation festgelegt
In der Praxis wird ein Kommunikationsplan zumeist in Form einer Tabelle erstellt.
