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Risikomanagement

Das Risikomanagement bezeichnet ein Prozess, der es ermöglicht, einzelne Risikoereignisse und das Gesamtrisiko zu verstehen und proaktiv zu managen; dadurch wird der Erfolg durch Minimierung von Bedrohungen und Maximierung von Chancen und Ergebnissen optimiert.[1]

Als Synonyme für Risikomanagement werden die Begriffe Risikoanalyse, Risikoaggregation, Risikobewältigung, Risikoüberwachung verwendet obwohl einige davon eher Teilgebiete des eigentlichen Risikomanagements sind.

[1] MindManager Blog, Risikomanagement: Ihr Einführungs-Guide, Nicholas Mistretta, 11.3.2021, Link

  • Identifikation der Gefahren, Beschreibung ihrer Art, der Ursachen und Auswirkungen,
  • Analyse der identifizierten Gefahren hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten und möglichen Auswirkungen,
  • Risikobewertung durch Vergleich mit zuvor festzulegenden Kriterien der Risikoakzeptanz (z. B. aus Standards und Normen),
  • Risikobewältigung/ Risikobeherrschung durch Maßnahmen, die Gefahren und/ oder Eintrittswahrscheinlichkeiten reduzieren oder die Folgen beherrschbar machen,
  • Risikoüberwachung mit Hilfe von Parametern, die Aufschluss über die aktuellen Risiken geben (Risikoindikatoren),
  • Risikoaufzeichnungen zur Dokumentation aller Vorgänge, die im Zusammenhang der Risikoanalyse und -beurteilung stattfinden.

Projektrisiken sollten so früh wie möglich identifiziert, analysiert und eingeplant werden. Bei Projekten, die durch externe Unternehmen durchgeführt werden bzw. bei denen diese beteiligt sind, sollte nach Möglichkeit bereits in der Angebotsphase bzw. spätestens bei Vertragsabschluss die Risiken bekannt sein bzw. diese ausgeschlossen werden. 

Es ist nicht möglich alle Risiken zu vermeiden. Vielmehr sollten Maßnahmen gefunden werden, um die Risiken zu minimieren oder zu transferieren.

Empfehlenswert ist sich auf die wichtigsten und gefährlichsten Risiken zu konzentrieren. Hierbei kann das Pareto-Prinzip angewendet werden. D. h. 20 Prozent der wichtigsten Risiken verursachen in etwa 80 Prozent der gesamten Schäden in einem Projekt. Die Identifizierung und der Effektive Umgang mit diesen 20 Prozent stellt das Hauptziel des Risikomanagements in Projekten dar.[1] 

[1] Haufe Akademie – Risikomanagement in Projekten, Horst Harrant (2021), Link

Folgende Risiken in Projekten sind u. a. zu managen:

  • nicht effizienter Einsatz von Steuermitteln
  • Rufschäden des öffentlichen Dienstes bzw. einzelner Behörden und/oder Einrichtungen
  • Gefahren für Leib und Leben von Nutzern eines Produkts
  • Zeitplanverschiebungen
  • technische Probleme
  • Ressourcenknappheit
  • Qualitätsprobleme
  • Definition des Projektumfangs

Risikomanagement-Prozess umfasst folgende fünf Aktivitäten:

  1. Risiken identifizieren
  2. Risiken analysieren und bewerten
  3. Prüfen von Lösungen
  4. Lösungen umsetzen
  5. Ergebnisse überwachen[1]

Risikomanagement ist kein einmaliger Prozess.

Um möglichst effektiv zu sein, sollte es fortlaufend und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden.

Es erfordert auch eine gewisse Investition in Ressourcen wie Zeit und Geld.
Wenn es jedoch richtig und routinemäßig durchgeführt wird, kann es Einzelpersonen bzw. Behörden und Einrichtungen die Art von Schutzmaßnahmen bieten, die über den Erfolg und Misserfolg bspw. von Projekten entscheiden.

Grundsätzlich ist die bzw. der Projektmanager/in für das gesamte Risikomanagement im Projekt verantwortlich. Je nach Umfang und Anforderungen des Projekts ist es sinnvoll oder notwendig explizite Rollen für das Risikomanagement zu definieren und an die Projektbeteiligten zu delegieren[1].

Rolle Beschreibung
Risikomanager/in Hauptverantwortliche/r für das gesamte Risikomanagement des Projektes als delegierte Aufgabe der Projektmanagerin bzw. des Projektmanagers
Risikoeigentümer/in Verantwortliche/r für die Überwachung eines oder mehrerer Risiken
Risikobearbeiter/in Ausführende/r einer Risikomaßnahme nach Beauftragung durch die bzw. den Risikoeigentümer/in
 

[1] Projektmagazin „Risikomanagementverfahren“, Dr. Georg Angermeier, Link

[1] MindManager Blog, Ein detaillierter Blick auf den Risikomanagement-Prozess, Natalie Wenzels, 15.3.2021, Link

Vorteile

  • bewusster Umgang mit Risiken trägt zu fundierteren Entscheidungsfindung von Behörden und Einrichtungen bei
  • durch die frühzeitige Identifizierung von Risiken zu Beginn eines Projektes, können unter Umständen viele Ressourcen die sonst ggf. unnötig für die Durchführung des Projektes gebunden werden würden, eingespart werden


Nachteile

  • Risikomanagement sollte nicht nur für ein einzelnes Projekt, sondern für die gesamte Behörde oder Einrichtung eingeführt werden, damit sie ihr volles Potential ausschöpft
  • regelmäßiges Überprüfen der identifizierten und bewerteten Risiken sowie der ergriffenen Maßnahmen ist aufwendig (Zeit, Ressourcen, Mittel)

 

Standards

Typische Methoden

  • Brainstorming
     
  • Ishikawa-Diagramm
     
  • Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)
     
  • negativer/postitiver Zweig
    Der Negative / Positive Zweig dient zur logischen Analyse und Darstellung der erwarteten Auswirkungen einer Idee oder eines Vorschlags. Ursprünglich diente die Methode ausschließlich zur Analyse und präventiven Bearbeitung negativer Nebeneffekte. Sie kann jedoch genauso auf wünschenswerte Effekte angewendet werden. Der Negative / Positive Zweig hilft mit seiner einfachen Struktur dem Anwendenden, kausale Zusammenhänge besser zu verstehen, zu beeinflussen und mit Stakeholdern zu kommunizieren.[1]

[1] Projektmagazin, Negativer/positiver Zweig, Hannah Nowak, Link

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