Dokumentenanalyse

Die Dokumentenanalyse hat zunächst das Ziel, in Bezug auf ein Thema schon bereits vorhandenes Material zu vergleich und zu sichten. Es werden für die Dokumentenanalyse werden Informationen und Daten zum Unternehmensbereich, die in Schriftform oder elektronisch vorhanden sind, ausgewertet und gesammelt. Der organisatorische Sollzustand wird mit der Dokumentenanalyse erhoben. Vom jeweiligen Untersuchungsziel ist abhängig welche Informationen notwendig sind. In der Regel wird die Dokumentenanalyse ohne Einbindung der Beschäftigten des Untersuchungsbereichs. Aufwand und Dauer der Dokumentanalyse sind abhängig vom Umfang der auswertenden Unterlagen als auch der notwendigen Eindringtiefe. Es werden die gewonnenen Anhaltspunkte mit anderen Erhebungstechniken untersucht und vertieft.

Im Projektmanagement kommt die Dokumentanalyse häufig vor. Sie eine Analysemethode im Projektmanagement. Aus bereits vorhanden Informationen weiterführenden Erkenntnisse, zum Beispiel in Form von Zusammenhängen, Ursachen und Konzentrationen leiten Analysemethoden ab. Typischerweise kommen Analysemethoden in einer frühen Phase des Projektmanagements zum Einsatz, falls noch zu geringe Kenntnisse über die zu erarbeitenden Ergebnisse und zu transformierenden Sachumfänge bestehen.

Bei der Durchführung aller Formen von Organisationsuntersuchungen (z. B. Aufgabenkritik, Geschäftsprozessoptimierung, Personalbedarfsermittlung ist die Dokumentanalyse unentbehrlich. Die Dokumentenanalyse ist grundsätzlich der Einstieg in die Voruntersuchung beziehungsweise in die Hauptuntersuchung. Einen Überblick erhält man gleich in die Schnittstellen, Aufgaben, Prozesse und Rahmenbedingungen der Aufgabenerledigung im Untersuchungsbereich. Des Weiteren bietet die Dokumentenanalyse relevante Anhaltspunkte zur Ergänzung, Vorbereitung oder Vertiefung von anderen Erhebungen im Rahmen der Organisationsuntersuchung.

Grundsätzlich werden für die Dokumentenanalyse alle in Schriftform vorhanden oder elektronisch gespeicherten Informationen z. B. im Intranet, Internet, elektronischen Dokumentverwaltungssystem genutzt.

Das können zum Beispiel folgende Materialien sein:

• Geschäftsverteilungsplan
• Organigramm
• Geschäftsordnung
• Aufgabengliederung
• Aktenplan
• Rechtsvorschriften (Gesetze, Rechtsverordnungen)

Es werden die zur Verfügung gestellten Dokumente ausgewertet, überprüft und für alle Mitglieder abgelegt. Ggf. werden Aussagen separat dokumentiert. Im Vorfeld oder im Rahmen des Interwies werden Wiedersprüche und Unklarheiten aufgeklärt.

Die Dokumentenanalyse hat folgenden Vorteil:

Sie ist unproblematisch durchzuführen. Die Daten bei der Dokumentanalyse sind bereits vorhanden und müssen nicht erfasst werden.

Die Dokumentenanalyse hat den Nachteil, dass die Dokumente oft veraltet sind und nicht den aktuellen Sachstand, Zustand wieder geben.

derzeit keine bekannt