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Retroperspektive

Eine Retrospektive ist ein moderiertes Meeting, bei dem es darum geht, aus Vergangenem zu lernen. Dabei reflektiert das Projektteam die jüngste Projektetappe und analysiert das Arbeitsumfeld, u. a. in Bezug auf Zusammenarbeit im Team, Kommunikation, Know-How, Prozesse und Werkzeuge. Damit klärt es letztlich, warum Dinge gut oder weniger gut gelaufen sind und leitet daraus Maßnahmen zur Verbesserung und für das zukünftige Vorgehen ab. [1]

[1] Lang & Schöps (2022), Praxisleitfaden Projektmanagement, 3. Aufl., München: Hanser; Kusay-Merkle (2021), Agiles Projektmanagement im Berufsalltag, 2. Aufl., Wiesbaden: Springer

Eine Retrospektive zielt darauf ab,

  • den Zusammenhalt im Team zu stärken,
  • dass alle Teammitglieder gemeinsam reflektieren, Wissen austauschen und eine gemeinsame Erfahrungsbasis schaffen und 
  • dass sich die Teammitglieder besser kennenlernen, indem sie ihre individuelle Sicht auf die Arbeit kommunizieren. [2]

[2] business-wissen.de, Leitfaden zur Retrospektive mit Beispielen und Praxistipps, abgerufen am 26.06.2024 Link zur Quelle

Die Retrospektive ist ein Teammeeting aus dem agilen Projektmanagement zum Überprüfen und Anpassen der Vorgehensweise im Projekt. Viele Probleme im Projektmanagement sind nicht technischer, sondern sozialer Natur, und können im Rahmen der Retroperspektive in einem geschützten Raum bewusstgemacht werden. Daher kann und sollte diese Methode nicht nur im agilen Projektmanagement genutzt werden, sondern auch Bestandteil klassischer Projektarbeit sein. [3]

[3] Kusay-Merkle (2021), Agiles Projektmanagement im Berufsalltag, 2. Aufl., Wiesbaden: Springer

Projektteams müssen regelmäßig ihre Projektarbeit reflektieren. Daher sollten Retrospektiven regelmäßig stattfinden, z. B. einmal im Monat.

Für den Erfolg der Methode gelten zwei zentrale Devisen: [4]

  1. Egal, was die Teammitglieder in der jeweiligen Retrospektive erkennen - alle Beteiligten haben zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand gehandelt. 
  2. Vegas-Regel: Was in der Retrospektive passiert, bleibt in der Retrospektive

Typische Fragestellung einer Retrospektive sind: [5]

  • Was ist gut gelaufen?
  • Auf welche Probleme sind wir gestoßen?
  • Wie haben wir sie gelöst (oder warum nicht)?
  • Welche Annahmen haben uns in die Irre geführt? Was lernen wir daraus?
  • Wie können wir als Team noch effektiver (zusammen-)arbeiten?

Retrospektiven laufen, wie andere Meetings auch, in mehreren Schritten ab: [6] 

  1. Check-In: Begrüßung, Einstieg und positives Gesprächsklima schaffen
  2. Informationen sammeln: Das Team blickt gemeinsam zurück, sammelt Punkte, die gut und schlecht gelaufen sind und schreibt diese auf.
  3. Neue Erkenntnisse gewinnen: Das Team analysiert Ursachen dafür, was gut bzw. schlecht lief. Das können Fehler in der Zusammenarbeit, bei der Organisation oder fachliche Fehler sein.
  4. Entscheidungen treffen: Das Team erarbeitet Lösungen und Maßnahmen für die zukünftige Zusammenarbeit und legt fest, welche davon umgesetzt werden
  5. Check-Out: Abschluss mit Feedback zum Meeting. Dies beinhaltet auch, alle Ergebnisse zu dokumentieren.

Wichtig für die Akzeptanz und den Erfolg von Retrospektiven ist, Maßnahmen abzuleiten, umzusetzen und nachzuhalten. Manche Maßnahmen lassen sich auf einem im jeweiligen Projekt genutzten Kanban-Board einarbeiten. Andere Maßnahmen müssen separat nachgehalten werden. Dabei kann es sinnvoll sein, zwischen Maßnahmen zu unterscheiden, die das Team selbst ändern kann, und Maßnahmen, die die Organisation als solche betreffen und dort adressiert werden müssen.

Erfolgsfaktoren einer Retrospektive:

  • gute Vorbereitung
  • Timeboxing nutzen
  • methodische Abwechslung
  • eine neutrale Person, die moderiert bzw. wenn es diese nicht gibt, muss die moderierende Person deutlich machen, ob sie als Moderator bzw. Moderatorin oder Teilnehmer bzw. Teilnehmerin agiert
  • Visualisierung und Einbinden aller Teilnehmenden
  • Lösungen bzw. Maßnahmen für Ursachen definieren und nicht nur Symptome bekämpfen
  • Maßnahmen klar definieren und Kriterien zum Überprüfen ihrer Wirksamkeit formulieren
  • die Wirksamkeit von Maßnahmen unbedingt überprüfen
  • kleine, kontinuierliche Veränderungen anstreben anstatt des großen Wurfes
  • Themen, die nicht auf Teamebene geändert werden können, sichtbar machen und versuchen, auf der entsprechenden Ebene zu lösen

 

[4] Kusay-Merkle (2021), Agiles Projektmanagement im Berufsalltag, 2. Aufl., Wiesbaden: Springer

[5] Lang & Schöps (2022), Praxisleitfaden Projektmanagement, 3. Aufl., München: Hanser

[6] Kusay-Merkle (2021), Agiles Projektmanagement im Berufsalltag, 2. Aufl., Wiesbaden: Springer

Eine Retrospektive bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Zusammenarbeit im Team kann thematisiert und verbessert werden
  • Es kann an der kontinuierlichen Verbesserung gearbeitet werden (auf sachlicher und persönlicher Ebene).
  • Das Aufstauen negativer Emotionen wird vermieden.

Wirkungsvolle Retrospektiven durchzuführen, ist nicht ganz einfach. Häufig gilt es, folgende Herausforderungen zu überwinden:

  • Für das Besprechen von persönlichen Themen braucht es Vertrauen und eine Kultur der Offenheit. Das gilt es zunächst aufzubauen, was letztlich eine gewisse Zeit dauert.
  • Es ist herausfordernd, regelmäßig stattfindende Retrospektiven interessant und zielorientiert durchzuführen, so dass sie eine kontinuierliche Verbesserung herbeiführen.
  • Problemfelder sind meist schnell identifiziert, wohingegen Lösungsmöglichkeiten oft schwieriger zu erarbeiten sind.
  • Retrospektiven nehmen leicht eine negative Tendenz an und können zu Meckerrunden werden. Daher sollte darauf geachtet werden, dass auch positive Aspekte angesprochen werden.

 

Folgende Website gibt  einen guten Überblick über verschiedene Methoden zur Ausgestaltung einer Retrospektive: 9 Retrospektive-Methoden im Überblick - Projekte leicht gemacht . Gemein ist allen Methoden, dass sie den Blick sowohl zurück als auch nach vorn richten - „Was lief gut?“ – „Was soll neu/anders/besser werden?“

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