Organisationskultur und Führung
Erfolgreiche Projektarbeit setzt vor allem eine ausgeprägte Projektmanagementkultur voraus. Andernfalls werden Projekte schnell als lästiges Geschäft betrachtet, das von der "eigentlichen Arbeit", also dem Tagesgeschäft, ablenkt.
Eine erfolgreiche Projektarbeit kann nur in einer bestimmten Kultur des Umgangs miteinander gedeihen. Wichtige Elemente einer solchen Kultur sind:
Projektarbeit ist in erster Linie Kommunikation. Weil die Abläufe und Aufgaben im Projekt nicht standardisiert sind, ist hier deutlich mehr Kommunikation notwendig als in der Linie.
Bei der Projektarbeit stehen die Ziele der Behörde oder Einrichtung und übergeordnete Interessen im Vordergrund, nicht das Abteilungs- und Bereichsdenken.
In Projekten müssen die Teammitglieder hierarchieübergreifend zusammenarbeiten. Da kann es passieren, dass ein Mitarbeiter als Projektleiter seine eigenen Führungskräfte führt. Führungskräfte, die in Projekten "nur" einfache Teammitglieder sind, müssen ihre Projektrolle akzeptieren und sich im Projekt von der Linienhierarchie lösen.
Ein wesentliches Merkmal von Projekten ist Neuartigkeit. Deshalb benötigen Projekte ein innovationsfreudiges und veränderungsbereites Umfeld. Ein gewisses Maß an Experimentierfreudigkeit und Risikobereitschaft sind Voraussetzung, damit ein Unternehmen seine Projekte erfolgreich abwickeln kann.
Projektarbeit erfordert sehr oft die interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Linienbereiche. Diese Synergien können sich erst dann entfalten, wenn das Verhältnis der Teammitglieder untereinander durch Vertrauen und Offenheit geprägt ist. Arbeiten sie gegeneinander und missgönnen sich den Erfolg, kann das Projekt nicht gedeihen.
Absprachen gelten verbindlich bis etwas Neues vereinbart wird. Wenn (knapp gesetzte) Projekttermine eingehalten werden sollen, dann müssen die Absprachen verlässlich sein.
Langfristig sollte es das Ziel sein, die Verwaltungs- bzw. Organisationskultur gezielt so zu verändern, dass die oben genannten Elemente gefördert werden. Das erfordert einen langfristig angelegten Veränderungsprozess.
Ein integraler Bestandteil eines solchen Veränderungsprozesses kann ein professionelles Projektmanagement sein.
- Dieses kann einen positiven Einfluss auf die Verwaltungs- bzw. Organisationskultur ausüben indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Projekte eingebunden werden und eine neue, innovationsfördernde Art von Zusammenarbeit und Führung erleben
- Sie werden aus ihrer von Bereichsinteressen geprägten Linienkultur herausgenommen und erleben ein Erfolgsmodell der Zusammenarbeit, das sie gerne auf ihren betrieblichen Alltag und auf die Linienorganisation übertragen möchten
- die Begeisterung, die Neugierde und die Leidenschaft, die sie zum Projekterfolg getragen hat, können sie ihren Linienkolleginnen und -kollegen vermitteln und neue Verhaltens- und Sichtweisen in das Tagesgeschäft tragen
Projektmanagement kann auf diese Weise den Wandel der Organisations- bzw. Verwaltungskultur unterstützen.
Doch neben einer projektfreundlichen Organisationskultur sind zwei weitere Dinge essentiell:
- konsequente Anwendung der Projektmanagementmethoden und -instrumente
- stets die Auftraggeberin bzw. den Auftraggeber in der Verantwortung für das Projekt halten: Denn die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber ist es, die bzw. der dem Projekt die notwendige Unterstützung und Aufmerksamkeit verschafft. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Projekt und Linie haben sehr feine Antennen für das wahre Commitment der Auftraggeberin bzw. des Auftraggebers und nehmen auch ganz subtile Signale wahr. Wenn sie merken, dass selbst die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber nicht hinter dem Projekt steht, werden sie es selbst auch nicht tun.
